بحث عن اتخاذ القرارات

اتخاذ القرارات له أهمية بالغة في حياتنا الشخصية أو العملية على المدى القريب أو البعيد ولذلك فإن عملية اتخاذ القرارات هو جوهر نشاط الفرد والجماعة في حياتهم الخاصة أو في مجال العمل.
وعلى هذا يمكننا القول أن عملية اتخاذ القرارات هو قوام الحياة؛ لأن الحياة عبارة عن سلسلة من القرارات التي يتخذها الفرد أو الجماعة من أجل التكيف مع البيئة والمواقف التي يتعاملون معها.
فعلى سبيل المثال من القرارات التي يتخذها الفرد منها ماهو يومي ومنها ماهو أسبوعي أو شهري أو كل عام، وهذا يعتمد على المواقف التي يتطلبها اتخاذ القرار فيه ونوعية القرار ذاته وأهميته، كما أن القرارت منها ماهو قصير المدى ومنها ماهو طويل المدى، وبعض تلك القرارات منها مايتخذه الفرد ومنها مايتخذه الجماعة، ..... الخ
أولا: مالمقصود باتخاذ القرارات؟
لمفهوم اتخاذ القرارات عدة تعاريف منها..
• عملية يتم بموجبها اختيار بديل للعمل من أجل حل مشكلة ما.
• عملية يحدد من خلالها المديرين مشكلات التنظيم ويحاولون حلها.
• عملية بحث عن حل وسط.
من التعاريف السابقة نستنبط أن لاتخاذ القرارات عناصر أساسية مشتركة وهي:
- أن اتخاذ القرار يمثل عملية ذهنية أو حركية أو كليهما يتم من خلالها الوصول إلى القرار المناسب.
- أن اتخاذ القرار يقوم على أساس الاختيار من بين عدة بدائل أو خيارات حيث يمثل البديل الذي يتم اختياره هذا القرار.
- أن هناك هدفا أو غاية من وراء اتخاذ القرار حيث يتمثل هذا الهدف في حل مشكلة ما أو تعديل وضع قائم.
*العلاقة بين اتخاذ القرارات والعملية الإدارية:
إن عملية اتخاذ القرارات هو من صلب العملية الإدارية في منشآت الأعمال، وعملية اتخاذ القرار يعد من أهم أبرز الموضوعات التي اهتم بها الباحثون والمفكرون في الوقت الراهن؛ لأنها تمثل محور عناصر العملية الإدارية المتمثلة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
*القرارات وأنواعها:
لقد تم تصنيف القرارات لأنواع عدة فمنهم من صنف القرارات إلى قرارات طويلة الأجل وقرارات قصيرة الأجل والبعض صنفها إلى قرارات إستراتيجية وقرارات خاصة بالأهداف وثالث صنفها حسب الموضوعات..
وعلى من ذلك فإننا نستطيع أن نقول أن أشهر التصانيف هو التصنيف الذي يقسم القرارات إلى قرارات مبرمجة وقرارات غير مبرمجة وذلك على أساس درجة الاختيار المتاحة.
أولا-القرارات المبرمجة: وهي القرارات التي يتم اتخاذها بشكل روتيني أو متكرر، وتتخذ في مواقف محددة، وتخضع لقواعد معينة.
من التعريف لسابق يتضح لنا أن هذه القرارت تكونت عن عادات سابقة في اتخاذ القرار أو أساليب مبرمجة مثل استخدام الحاسب الآلي، أو عن طريق سياسات وأنظمة يجب إتباعها وتطبيقها عند اتخاذ أي قرار، وهذا النوع من القرارت غالبا ما تكون مستمدة من الخبرات السابقة أو المعرف الفنية بخصوص الأعمال التي يتم تنفيذها في مواقف محدده، وهذه القرارات غالبا ما يتم اتخاذها من قبل المستوى الإشرافي التنفيذي في الإدارة، ويكثر استخدامه في الإدارة الوسطى ، ويقل استخدامه في الإدارة العليا.
وينبغي أن نشير هنا إلى أن القرارات المبرمجة تطبق في الأعمال الروتينية والمواقف التي تخضع لأنظمة وقواعد محددة، إلا أن تلك القرارات غالبا ماتكون معقدة، ووجود الحاسب الآلي يتيح الفرصة الكبيرة بإمكانية اتخاذ قرارات مبرمجة متطورة جدا؛ لأن الحاسب الآلي يستطيع أن يجمع ويحلل قدرا كبيرا من المعلومات التي يمكن أن تسهل عملية اتخاذ القرارات .
وبصفة عامة يمكن القول : بأن القرارات المبرمجة عادة ماتكون روتينية ومتكررة وذلك لأن طريقة اتخاذها محددة، وواضحة في أغلب الأحيان.
ثانيا-القرارات الغير مبرمجة: وهي القرارات التي لا يمكن معها تطبيق القواعد والإجراءات المحددة سلفا.
وذلك أن القرارات جديدة أو أنها غير محددة بشكل واضح، لذلك فإن القرارات التي يتم اتخاذها في ظل عدم التأكد أن يؤدي إلى نتائج سلبية عكس المتوقع تماما.
وهذه الحالة التي تنشأ من عدم التأكد تنشأ من عدة مصادر منها:
1- الظروف البيئية أو الموقفية التي يتم اتخاذ القرار فيها، بحيث يكون من الصعب التنبؤ أو التحكم في عناصر هذه البيئة.
2- محددات الوقت والتكاليف، وذلك أن هذين العنصرين قد يحدان من إمكانية جمع المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار.
3- العوامل الاجتماعية والسياسية السائدة في منشآت الأعمال.
4- التغير السريع التي تتعرض له منشآت الأعمال.
علما أن هذه القرارات غالبا مايتم اتخاذها من قبل الإدارة العليا، فإنها تحتاج إلى مهارات متطورة في اتخاذ القرارات.
ويمكننا القول: بأن القرارات الغير مبرمجة تكون غير روتينية وغير متكررة وبالتالي تتطلب من متخذها جهدا أكبر في جمع المعلومات وطرح البدائل والمقارنة بين هذه البدائل ومن ثم الاختيار من بينها.
وتجدر الإشارة هنا أن متخذي القرارات غير المبرمجة لا يكونون في الغالب واثقين بدرجة عالية من القرار الذي يتخذونه لذا فإن درجة المخاطرة تكون عالية جدا.خطوات اتخاذ القرارات:
قبل عرض خطوات اتخاذ القرارات نود أن نشير هنا إلى أنه لايوجد نموذج شامل لخطوات اتخاذ القرار وإنما توجد عدة نماذج وهذه النماذج تتضمن عدة خطوات غالبا مايتراوح بين ثلاث إلى ثمان خطوات.
وعادة الذين يمارسون عملية خطوات اتخاذ القرارات لايتبعون هذه الخطوات بالتسلسل ، لأن الكثير من القرارات بالنسبة لهم مألوفة أو مكررة، والبعض من متخذي القرارات يتبعون بعض الخطوات دون إدراك منهم.
ومما يجدر بنا القول بأن إتباع نموذج أو خطوات معينة في اتخاذ القرارات لن يضمن صحة هذه القرارت بالكامل لكن يساعد في الوصول إلى القرار المناسب بإذن الله.
وعلى هذا.. فإننا سنعرض نموذجا عاما في اتخاذ القرارات متضمنا الخطوات التالية:
(تحديد المشكلة، جمع المعلومات، طرح البدائل، تنفيذ الحل، متابعة تنفيذ الحل)
أولا: تحديد المشكلة:
وهو من أهم خطوات اتخذ القرارات، لأن عملية اتخاذ القرارات عادة ما تكون بملاحظة بروز أو وجود مشكلة أو أن هناك فرصة مواتية لاتخاذ قرار ما يتعلق بالفرد أو المجموعة أو المنشأة، وبالتالي القدرة على تشخيص المشكلة بطريقة سليمة.
ثانيا: جمع المعلومات:
وهي تساعدنا على تحديد المشكلة تحديدا أكثر وضوحا، لأنه يساعدنا على وضع البدائل المناسبة لحل المشكلة، وهي تتضمن الآتي:
1- معلومات موضوعية: ويقصد بها محاولة كشف الأطراف الداخلة في المشكلة وزمان ومكان حدوث المشكلة ودرجة تكرار حدوثها في الماضي.
2- معلومات ذاتية: وهي المعلومات التي تصف آرائنا واتجاهاتنا وأحاسيسنا تجاه المشكلة.
3- معلومات متعلقة بالمعلومات التي حالت دون المشكلة في الماضي ومن المحتمل أن تدوم.
4- أي معلومات أخرى إضافية غير الذي سبق ذكره ويمكن أن تساعد في حل المشكلة.
ثالثا: طرح البدائل واختيار البديل المناسب:
ولها عدة مسميات منها طرح الحلول أو توليد الأفكار، وهو يمثل جوهر الإبداع في حل المشكلة والتي تعتمد أساسا على قدرة الفرد أو الجماعة في طرح أكثر من بديل لحل المشكلة.
رابعا: تنفيذ الحل:
ويقصد به تطبيق التنفيذ.
ومما يجب مراعاته هنا هو أن يكون إسناد مهمة تنفيذ الحل إلى الشخص المناسب أو الأشخاص الذين لديهم مهارات كافية لتنفيذ هذا الحل مع إعطائهم فرص المرونة الكافية والتي تمكنهم من تنفيذ الحل بما يتلائم مع وظروف المنتدى.
خامسا: متابعة تنفيذ الحل:
ويقصد به الوقوف على مدى فاعلية هذا الحل في علاج المشكلة.
*الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات:
من المعلوم أن مسؤولية حل المشكلات واتخاذ القرارات مناطة بالشخص الأول في المنشأة، ومن النادر بل ومن المستحيل أن يتولى هذا الشخص هذه المهمة بمفرده دون طلب مساعدة الجماعة.
والسبب في ذلك: أنه من الممكن أن تكون أهداف ومصالح هذه المنشأة واضحة من وجهة نظر شخص واحد وهو رئيس المنشأة، غير أنه من الخطورة بمكان الاعتماد على هذه النظرة الفردية في اتخاذ القرارات بالنسبة لحل المشكلات التي تواجهها المنشأة في أعمالها.
وهناك أسباب جعلت المنشآت تميل إلى الأخذ بالأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات ومنها:
( جمع المعلومات، الالتزام بالتنفيذ، الإبداع في حل المشكلات، التطوير)
وبشكل عام فإن توظيف الجماعة كأسلوب لاتخاذ القرارات يتيح للمنشأة والقيادة الإدارية والعاملين فيها فرصة كاملة للاستفادة من معلومات وآراء الآخرين، وبخاصة عندما تحتاج المنشأة لأفكار إبداعية لايمكن التوصل إليها من خلال العمل الفردي.
** مزايا وعيوب الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات:
أولا: مزايا الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات:
1- التأكيد على مبدأ الشورى: ويعتبر مبدأ الشورى في اتخاذ القرارات من المبادئ التي حث الإسلام عليها وهو إحدى مقومات وخصائص الإدارة في الإسلام..
يقول اله سبحانه وتعالى: (( وأمرهم شورى بينهم)).
2- الوصول إلى قرارات أفضل : وذلك لأن الجماعة عادة ما تؤدي دورا أفضل من الفرد في حل المشكلات المعقدة .
3- الوصول إلى بدائل أكثر: وذلك أن الجماعة تقدم عادة وجهات نظر مختلفة وعددا من البدائل بالنسبة للمشكلة المطروحة أمامهم.
4- القبول: فقد أثبتت الدراسات أن فرص تطبيق النجاحات في القرارات المتخذة تكون غالبا متحققة إذا ما أتيحت الفرصة للأطراف المتأثرة بهذه القرارات بالمشاركة في عملية اتخاذ القرار، وعلى هذا فإن هذا يؤدي إلى الشعور بالحماس والملكية والالتزام نحو تنفيذ القرار.
5- رفع الروح المعنوية: إن الأسلوب الجماعي في عملية اتخاذ القرار يؤدي إلى شعور الأطراف المشاركة في القرار بالرضا عن الدور الذي قاموا به وتؤدي إلى تحسين مستوى فهم الجماعة لآلية اتخاذ القرارات ، وتحسين عملية الاتصال بين الأفراد والوحدات الإدارية في المنشآت التي يعملون بها.
ثانيا: عيوب الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات:
1- استهلاك الوقت: وذلك أن المشاركين في حل المشكلات واتخاذ القرارات لا يؤدون في واقع الأمر عملا إنتاجيا.
2- الهيمنة من قبل الأعضاء: من عيوب العمل الجماعي سيطرة عضو أو بعض أعضاء الجماعة على نقاش الجماعة وبالتالي فإن الوصول لاتخاذ القرارات يكون ضعيفا.
3- التأثير بما يسمى التفكير الجماعي والحرص على الاتفاق مع رأي الجماعة: ويسمى أيضا بمحاولة التطابق مع رأي الجماعة.. وغالبا مايؤدي إلى إعاقة فعالية الجماعة في اتخاذ القرارات بحيث يصبح وجود هذه الجماعة شكلي وضار على أداء الجماعة .
4- تشتت المسؤولية: فعندما يتم اتخاذ قرار ما من قبل جماعة فإن مسؤولية اتخاذ القرار غالبا ماتكون مشتتة بين أعضاء الجماعة، وعلى أية حال فإن عملية اتخاذ القرار غالبا مايكون عند المديرين وهم يعتبرون المسؤولين عن أي قرارات يتم اتخاذها في منشآتهم.
والخلاصة:
فإن الأسلوب الفردي والجماعي ينطلق من طبيعة الموقف الذي تحدده عدة عوامل وهي:
1- الرغبة في الوصول إلى حلول أو بدائل تتسم بالإبداع.
2- مقدار الوقت المتاح لمناقشة المشكلة.
3- مقدار أو كمية المعلومات المتاحة لدى الفرد أو الجماعة.
4- مدى ضمان قبول المرؤوسين للحل أو الحلول التي سوف يتم التوصل إليها ومن ثم تطبيقها.
5- حاجة العاملين في المنشأة إلى التفاعل الاجتماعي.
6- الحاجة إلى زيادة التلاحم بين أعضاء الجماعة.
7- الحاجة إلى التطوير الشخصي والوظيفي للعاملين في المنشأة من خلال إشراكهم في عملية اتخاذ القرارات .
8- تجنب احتمال حدوث صراع بين أعضاء الجماعة.
*الحاسب الآلي واتخاذ القرارات:
إن التقدم الهائل في مجال تقنية المعلومات أدى إلى توظيف الحاسب الآلي في اتخاذ القرارات حيث وجد مايسمى بنظام مساندة القرار ونظام المعلومات الإداري ونظام مساند المدير.
• نظام مساندة القرار: ويعرف بأنه نظام معلوماتي يستند على الحاسب الآلي حيث يتم من خلاله دعم عملية اتخاذ القرارات الإدارية في الموقف التي لا تتسم بالوضوح، وهذا النظام لايوفر إجابات قطعية ولا يحقق الوصول إلى أفضل القرارات ولكن يحاول تحسين عملية اتخاذ القرارات من خلال تقديم الوسائل التي تساعد المديرين بشكل خاص ومتخذي القرار بشكل عام على تحليل المواقف بصورة أكثر دقة وتفصيلا.
ويتميز بالآتي: تقديم تحليلات متطورة، يسهل الدخول إلى نماذج مختلفة من الممكن أن يستخدمها المديرون في فحص الموافق والمشكلات الإدارية بشكل شامل.
ويعتمد نظام مساندة القرار على المعلومات المستمدة من مصادر خارجية وداخلية والتي غالبا ماتكون مستندة على نظام المعلومات الإداري.
كما يعتبر نظام مساندة القرار نظاما تفاعليا مقارنة بنظام المعلومات الإداري حيث يسمح للمديرين بالدخول والتفاعل مع برامج الحاسب الآلي التي تتحكم في النظام .
أنواع نظام مساندة القرار:
- نظام مساندة القرار الجماعي: وهو نظام معلوماتي يعتمد على الحاسب الآلي، يمكن من خلاله مساندة متخذ القرارات للعمل بشكل جماعي من أجل حل المشكلات المتسمة بالتعقيد وعدم الوضوح.
ويركز بشكل خاص على المشكلات أو اتخاذ القرارات وذلك من خلال تسهيل عملية الاتصال بين أعضاء الجماعة.
- نظام الخبرة: نشأ نظام الخبرة مما يسمى بالذكاء الاصطناعي، ويهدف إلى تطوير الحاسبات الآلية بحيث يكون لها إمكانات الكائن البشري المتمثلة في السمع والبصر والتفكير.
ويعتمد على أنظمة الحاسب الآلي التي تستخدم الخبرة الحقيقية للخبير من أجل حل مشكلات معينة، ويعتمد أيضا على قيام مصممي برامج الحاسب الآلي بالعمل مع الخبراء من أجل تحديد المعلومات وقواعد اتخاذ القرار التي يستخدمها هؤلاء الخبراء عندما يواجهون أنواعا معينة من المشكلات.
• نظام المعلومات الإداري: وهو يساعد المديرين في اتخاذ القرارات من خلال المعلومات وليس اتخاذ القرارات بدلا عنهم.
• نظام مساندة المدير: وهو نظام معلوماتي يعتمد على الحاسب الآلي يستهدف مساعدة القيادات الإدارية العليا في اتخاذ القرارات.
ويتميز نظام مساندة المدير باستخدام العديد من أجهزة الحاسب الآلي المتطورة ذات الإمكانات العالية، والاتصالات عن بعد، وأنظمة الرسم المتقدمة، الخاصة بالجداول والرسوم البيانية التي يمكن استخدامها في التعامل مع مشكلات مختلفة، ويتميز أيضا بأنه لا يعتمد على النماذج التحليلية للمعلومات بكثرة بل يعتمد على مصادر محددة للحصول على المعلومات التي تسمح بالتفاعل بين المدير والآخرين.
من كتاب
الادارة العامة مع التركيز على ادارة الاعمال